Vilkår for grupper

Forespørselsskjema:

• Ved forespørsel er det ønsket at dere fyller ut vårt standard forespørselsskjema.
  Da blir det enklere for oss å gi et godt tilbud ut ifra deres ønsker.
• Der vil dere også bli bedt om å bekrefte at dere har lest og godtar vilkårene i
  dette dokumentet
• Etter at dere har sendt inn forespørselsskjema vil dere motta et svar/tilbud fra oss
  i løpet av de nærmeste virkedagene
• Dersom/når dere godtar tilbudet fra oss vil dere få en ordrebekreftelse på mail i løpet av de nærmeste virkedagene.

Deltaker- og romfordelingsoversikt:

• Sammen med ordrebekreftelsen vil dere motta romkart og en mal for
  deltaker- og romfordelingsoversikt som skal fylles ut og sendes inn senest 12
  dager før ankomstdato, dette bl.a. pga. frister for varebestilling
• Dersom dere ikke ønsker å organisere påmelding selv, kan vi ordne med et
  påmeldingskjema som vi sender til dere og som dere kan sende videre til deres
  målgruppe. Da fordeler vi på rommene.

Måltider:

• Full pensjon-priser inkluderer 3 standardmåltider per døgn: frokost + varm
  lunsj/nistepakke + middag (1 rett + dessert). Ankomst og avreisedag utgjør et
  døgn til sammen.
• Eventuelle måltider utover dette, f.eks. nistesmøring i tillegg til lunsj på hotellet,
  ekstra kveldsmat eller kaffemat, kommer i tillegg.
• Det er ønskelig at grupper holder seg innenfor hotellets standardrammer for
  måltidstidspunkt og varighet, hvis ikke påløper ekstragebyr
  • Frokost: mellom 06.15 – 09.00 (09.30 i sommerferien) man-fre og mellom
    08.00 (07.30 kan innvilges f.eks. til store grupper med mange barnefamilier) –
    09.30 lør – søn. Maks varighet 1,5 time per gruppe
  • Varm lunsj: tidligst start 11.30, senest start 13.30. Maks varighet 1 time
    per gruppe
  • Middag/varm kvelds: tidligst start 17.30 – senest slutt 20.30. Maks 1 time
    varighet for grupper under 100 px, maks 1,5 time varighet for grupper over
    100 px
  • Evt. måltider senere enn 20.30 (f.eks. enkel kveldsmat) der hotellet tar
    hånd om måltidet medfører ekstragebyr pga. ugunstig arbeidstid:
    ▪ tillegg på 20% av måltidsprisen per pers per gang for tillagningen
    ▪ tillegg på kr 500 per arbeidstime per gang for oppryddingen
    ▪ Alternativt kan gruppen slippe ekstragebyr ved å sørge for maten
    og/eller oppryddingen selv (f.eks. kaffemåltid) etter gjeldende
    kjøkkenrutiner og opplæring/instruks fra personalet.
• Hotellet har standardmenyer for de ulike måltidstypene som gruppene må forholde seg til.
• Måltidsplanskjema sendes ut sammen med ordrebekreftelsen og leveres inn senest 12 dager før ankomstdato, dette pga. varebestillingsfrister. For evt. mer eksklusive festmiddager som krever ekstraordinære varebestillinger gjelder frist på 30 dager før ankomstdato.
• Grupper som er mer eller mindre alene på hotellet/fyller hele hotellet kan ha som
  vilkår at de ordner med måltider helt/delvis selv dersom de har med
  ledere/personell som har god erfaring med storkjøkken. Vi ønsker likevel å avklare
  måltidstidspunkt fordi det må gå opp med hotellets øvrige drift.

Øvrig program:

• Dersom dere har et program hadde det også vært fint å få tilsendt det sammen
  med deltaker- og romfordelingsskjemaet og måltidsplanskjemaet, så er vi
  forberedt på når dere er på huset, bruker de ulike oppholdsrommene, er ute på
  tur osv.

Røykefritt og alkoholfritt hotell:

• Hele hotellet og hyttene, inkludert rom, fellesarealer og inngangspartier, er 100 %
  røykfritt
• Brudd på røykeforbudet medfører et gebyr på kr. 2 500 per rom, samt eventuelle
  kostnader for ekstra renhold eller skader
• Det tillates ikke servering av alkohol på hotellet

Bærekraft og miljø:

Bjorliheimen arbeider aktivt med miljø og bærekraft, og alle gjester må følge hotellets
rutiner:

Kildesortering

• Restavfall skal i kontainer utenfor kjøkkeninngangen. Pant skal i egen pantesekk
• Feilsortering eller forsøpling i rom og fellesarealer kan medføre ekstra
  renholdsgebyr.

Energisparing

• Lys skal slås av når rom forlates.
• Elektriske ovner og varmeovner skal ikke dekkes til eller flyttes.

Lufting og vinduer

• Det er tillatt å lufte kort og effektivt, men vinduer skal alltid lukkes når rommet
  forlates.
• Dersom personalet oppdager åpne vinduer når gruppen er ute, har hotellet rett til
  å gå inn på rommet for å lukke vinduene av hensyn til energi, sikkerhet og
  byggets tekniske drift.

Ordensregler under oppholdet:

• Gruppen plikter å ta hensyn til eventuelle andre gjester på hotellet ved bruk av
  oppholdsrom og andre fellesareal
• Oppholdsrom og fellesareal skal holdes ryddige og ordentlige underveis i
  oppholdet. Dvs. at søppel, kopper, glass, eiendeler o.l. skal ryddes opp
  fortløpende og evt. smuler/gris/søl på gulv og inventar tørkes opp med en gang.
• Etter endt dag skal møbler/inventar i fellesareal som også er i bruk av evt. andre
  gjester settes tilbake til standardoppsett slik at det er klart til neste dag
• Vi setter pris på om dere koster/banker av skoene før dere går inn på
  hotellet/hyttene slik at minst mulig skit og sand blir dratt med inn
• Dersom søppelbøtta på rommet blir full: knyt igjen posen og lever til personalet,
  og du vil få en ny pose. Husk å sortere ut pant som skal i egen pantesekk!
• Håndklær skal henges opp til tørk og brukes gjennom hele oppholdet så langt
  det er mulig. Nye håndklær leveres kun ved særlige behov eller etter avtale

Rotid:

• Standard rotid er mellom kl. 23.00-08.00
• Kl. 23.00 skal det gås låse- og slokkerunde på huset og det skal være stillhet og
  nattero på huset helt fram til dagvakten starter i resepsjonen på morgenen
• Det er tillatt å oppholde seg i fellesareal som ikke er i tilknytning til
  soveromsfløyene utover dette, så lenge det skjer stille og rolig
• Pianoene skal ikke brukes mellom kl. 22.00 og 09.00
• Av hensyn til andre boende på huset er løping og høylytt støy (f.eks. musikk) i
  soveromsfløyene ikke tillatt på noe tidspunkt

Rutiner ved utsjekk:

• For grupper er senest utsjekkstidspunkt fra hotellrom/hytter kl. 10.00 i ukedagene og
  11.00 i helga. For å sikre effektiv utsjekk, holde nede kostnadene og dermed prisene,
  samt redusere miljøbelastning skal følgende være gjort på hotellet/hyttene før avreise:
• Alt søppel fra rommene samles i sekker og bæres ut i kontainere. Obs: pant
  skal sorteres for seg!
• Sengetøy tas av og legges samlet på gulvet på rommet.
• Håndklær samles i en haug på gulvet på badet
• Soverommene skal være ryddet og i normal stand.
• Fellesareal ryddes for søppel og andre gjenstander, og møbler/inventar ryddes
  tilbake til standardoppsett
• Større grupper kan ha som vilkår at de tar utvask av
  oppholdsrom/fellesareal/hytter selv (ikke aktuelt på hotellrommene). Det
  innebærer, i tillegg til det øvrige, å: vaske av bord (inkl. under dukene) og andre
  overflater som har vært i bruk, vaske badene etter anvisning fra hotellets
  personal og støvsuge alle gulv. Dette gir 3% rabatt på oppholdet.
• Ledere/lærere skal sjekke og godkjenne alle rom før avreise.
• Eventuelle skader eller mangler skal meldes til resepsjonen før avreise.

Hærverk, uro og tilgrising:

• Gruppen er ansvarlig for orden, ro og respektfull oppførsel.
• Ledere/lærere har ansvar for å følge opp deltakerne gjennom hele oppholdet.
• Hærverk, ødeleggelser eller unormal tilgrising vil bli fakturert i sin helhet til
  gruppens ansvarlige.
• Ved alvorlige hendelser kan hotellet kreve at gruppen forlater hotellet
  umiddelbart uten refusjon.

Ansvar og sikkerhet:

• Gruppens ledere har ansvar for deltakernes sikkerhet og oppførsel.
• Hotellets generelle branninstrukser og sikkerhetsrutiner skal følges til enhver tid.
• Hotellet har egne branninstrukser som gruppeledere plikter å følge (sendes ut)
• Nødutganger og rømningsveier må ikke blokkeres. Det er forbudt å ha eiendeler
  og gjenstander stående på gangen i soveromsfløyene.

Våken nattevakt:

• Dersom det er 50+ px på hotellet må man ha våken nattevakt/brannvakt. Dette er
  i utgangspunktet ikke inkludert for grupper som er over 50 px selv.
• I de fleste tilfeller ser vi gjerne at større grupper stiller med våken nattevakt selv
  som skal fungere som brannvakt og sørge for at natteroen overholdes.
  Vedkommende må være over 18 år og vil bli gitt nødvendig opplæring av hotellets
  personal på forhånd. Det vil også være personal som bor på området og som kan
  tilkalles dersom det skulle skje noe. Nattevakten vil få dekt oppholdet.
• Dersom gruppen ikke har anledning til å stille med våken nattevakt selv må de
  betale for at hotellet tar våken nattevakt: 3000,- per natt
• I noen tilfeller vil det av hensyn til andre gjester på huset være nødvendig at
  hotellet selv tar våken nattevakt, selv om gruppen kunne ha stilt med det selv.
  Hotellet og gruppen deler da på utgiftene: 1500,- hver

Avbestilling og endringer:

• Avbestilling av hele oppholdet senere enn 30 dager før ankomst belastes med 50
  % av totalprisen
• Avbestilling senere enn 14 dager før ankomst belastes med 100 % av totalprisen
• Reduksjon i antall deltakere på inntil 10 % kan gjøres kostnadsfritt frem til 7
  dager før ankomstdato
• Reduksjon utover dette belastes i sin helhet

Betaling:

• Depositum eller forskuddsbetaling kan kreves ved større grupper.
• Sluttfaktura sendes etter avreise og forfaller innen 10 dager.

Unntak fra vilkårene:

• Dersom det forekommer særlige behov eller omstendigheter som gjør det umulig
  å overholde vilkårene (f.eks. innmeldingsfrister fordi forespørselen sendes senere
  enn disse) kan det gjøres unntak, men da skal dette avklares og avtales på
  forhånd.

Vi ønsker dere et trygt, hyggelig og givende opphold hos oss.
Vårt mål er å skape gode og minneverdige opplevelser for alle – i et miljø som er trivelig,
rent, ryddig og bærekraftig.

Hjertelig velkommen til Bjorliheimen Fjellhotell!